Verificarea disponibilității și/sau rezervarea firmei reprezintă procedura prealabilă înființării firmei și totodată primul pas pe care trebuie să îl luăm în considerare atunci când, în viitorul foarte apropiat, urmează să înființăm o societate comercială.

Fiecare entitate comercială deține în mod obligatoriu mai multe elemente de identificare (număr de ordine în registrul comerțului, cod unic de înregistrare). Denumirea societății comerciale reprezintă de asemenea un element de identificare prin care orice firmă se poate distinge și identifica în fața partenerilor comerciali și oriunde urmează a se încheia acte sau fapte juridice.

Denumirea firmei trebuie să fie scrisă în limba română, cu caractere latine și nu trebuie să producă îndoială sau confuzie cu denumirea altor firme deja înregistrate în registrul comerțului.

Pentru a verifica disponibilitatea rezervării firmei vom completa formularul 11-10-181 disponibil pe site-ul oficial al registrului comerțului.

Formularul privind disponibilitatea și rezervarea firmei se va completa cu atenție cu toate datele de identificare menționate în cuprinsul cărții de identitate, precum și cu 3 variante de denumiri diferite, în ordinea preferințelor. Ordinea denumirilor propuse în cuprinsul formularului este foarte importantă întrucât dacă prima variantă este disponibilă, celelalte denumiri nu vor mai fi luate în considerare, iar procedura de rezervare a denumirii firmei va trebui repetată în cazul în care prima denumire rezervată nu (mai) coincide cu voința noastră inițială.

Persoana desemnată de la registrul comerțului va proceda la verificarea datelor de identificare menționate în formular, va verifica manual denumirile propuse și, în cazul în care sunt îndeplinite toate condițiile legale, va elibera, sub semnătură, dovada privind disponibilitatea și rezervarea firmei care are o valabilitate de 3 luni începând de la data rezervării.

Dovada privind disponibilitatea și rezervarea firmei poate fi prelungită succesiv, înainte de expirarea acesteia, după achitarea tuturor taxelor și tarifelor corespunzătoare pentru această operațiune. De regulă, pentru prima prelungire a dovezii disponibilității denumirii firmei nu se percep costuri suplimentare.

Denumirea firmei nu trebuie să aparțină unui alt comerciant, trebuie să fie unică și distinctivă. Criteriul distinctivității se apreciază atât din perspectiva grafiei (scrierii), cât și al topicii cuvintelor care formează denumirea firmei.

Nu reprezintă elemente de distinctivitate:

  • articularea cuvintelor, spre exemplu FÁȘIE & PÁRTNERS.
  • inversarea ordinii cuvintelor care au intrat în componența unei firme înregistrate sau rezervate (care se află în curs de înființare), spre exemplu PARTNERS & FĂȘIE.
  • dublarea uneia sau mai multora dintre literele ori cifrele care au intrat în componența unei firme înregistrate sau rezervate, spre exemplu FĂȘIE FĂȘIE & PARTNERS, FĂȘIE & PARTNERS FĂȘIE etc.
  • adăugarea sau eliminarea adverbelor, prepozițiilor, conjuncțiilor, numerelor, semnelor de punctuație și a altor particularități similare, având o semnificație vagă, precum și a abrevierilor care nu sunt de natură să schimbe înțelesul denumirii.
  • utilizarea unor cuvinte diferite din punct de vedere semantic, dar identice fonetic, spre exemplu MUSIC în MIUZIC (fonetic au aceeași similaritate).
  • folosirea unor prescurtări ale cuvintelor care intră în componența unei firme înregistrate sau rezervate, spre exemplu FP FĂȘIE & PARTNERS.
  • utilizarea simbolurilor echivalente literelor și cuvintelor, de exemplu @, &, #, n, % etc, spre exemplu FĂȘIE ȘI PARTNERS, & (și).
  • utilizarea sau neutilizarea diacriticelor, spre exemplu FĂȘIE PARTNERS.
  • adăugarea, eliminarea sau înlocuirea unei părți din denumirea înregistrată sau rezervată, dacă acestea nu schimbă înțelesul firmei sau utilizarea cuvintelor: grup, holding, trust, company, trans ori altele asemenea.
  • adăugarea cuvântului România, indiferent de limba în care este redat, spre exemplu: Romanian, Roumanie.

Denumirea firmei nu poate conține cuvintele: științific, academie, academic, universitate, universitar, școală, școlar sau derivatele acestora.

Denumirea firmei care conține în componența sa cuvintele național, român, institut sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autorităților și instituțiilor publice centrale ori locale (Primăria Oradea, Inspectoratul Școlar Județean Bihor etc), poate fi utilizată numai cu acordul Secretariatului General al Guvernului sau, după caz, al prefectului.

În cazul persoanelor fizice autorizate (PFA), respectiv întreprinderilor individuale (II) sau întreprinderilor familiale (IF), denumirile se compun din numele și, după caz, prenumele comerciantului scrise în întregime sau din numele și inițialele prenumelor acestora urmate de sintagma „persoană fizică autorizată”, „întreprindere individuală” sau, după caz, „întreprindere familială”, toate acestea vor fi scrise în întregime. În cazul întreprinderii familiale, denumirea trebuie să cuprindă numele membrului de familie din a cărui inițiativă urmează a se înființa întreprinderea familială.