Înființarea unei firme reprezintă primul pas crucial în călătoria oricărui antreprenor. Este momentul în care visul tău de a avea propria afacere începe să prindă contur. Însă, ca orice început, acest proces poate părea copleșitor la prima vedere. Articolul de față își propune să fie ghidul tău complet în această aventură antreprenorială, oferindu-ți toate informațiile necesare pentru a naviga cu succes prin labirintul birocratic al înființării unei firme.

Înainte de a intra în detaliile tehnice, este important să înțelegem de ce înființarea unei firme este atât de importantă. Iată câteva motive cheie:

• Legitimitate și credibilitate: O firmă înmatriculată la Registrul Comerțului oferă credibilitate în fața clienților, partenerilor și furnizorilor.
• Protecție personală: Separarea, ca regulă, a patrimoniului personal de cel al afacerii, limitând astfel răspunderea personală.
• Oportunități de finanțare și/sau atragere fonduri și investiții: Odată cu înființarea unei firme, accesul la credite bancare și alte surse de finanțare devine mai ușor pentru o entitate juridică înmatriculată la Registrul Comerțului.
• Creștere și expansiune: O societate legal înființată permite scalarea afacerii și inclusiv vânzarea acesteia în viitor.
• Beneficii fiscale: Anumite forme juridice pot oferi inclusiv avantaje fiscale semnificative.

Înainte de a proceda efectiv la înmatricularea societății la Registrul Comerțului, asigurați-vă că ați luat în considerare cel puțin următoare aspecte:

Alegerea formei juridice corespunzătoare

Primul pas în înființarea unei firme este alegerea formei juridice potrivite.

Această decizie va influența modul în care firma va fi gestionată, impozitată și responsabilă din punct de vedere juridic.

În România, cele mai comune forme juridice sunt:

a) Societatea cu Răspundere Limitată (SRL)

Cea mai populară formă pentru întreprinderile mici și mijlocii este societatea cu răspundere limitată (sau SRL-ul). În cazul SRL, răspunderea este, de principiu, limitată la capitalul social al societății. În cazul SRL, acesta poate avea cel puțin un asociat și maxim 50, iar capitalul social minim este de 1 leu, însă recomandarea noastră este stabilirea capitalului social cel puțin la 200 lei.

b) Persoana Fizică Autorizată (PFA)

Persoana fizică autorizată este potrivită pentru activități independente (în general munci fizice precum frizerie, coafură și alte prestări de servicii). În cazul PFA, spre deosebire de SRL, răspunderea titularului persoanei fizice autorizate este nelimitată, acesta răspunzând cu toate bunurile proprii, dacă nu a constituit în prealabil un patrimoniu special de afectațiune destinat desfășurării activității ca PFA. Spre deosebire de SRL, un PFA implică mai puțină birocrație.

c) Societatea pe Acțiuni (SA)

Societatea pe acțiuni este destinată în principiu pentru afaceri mai mari, aceasta trebuind să fie constituită din cel puțin 2 acționari.

d) Întreprindere Individuală (II) sau Familială (IF).

Întreprinderea individuală sau familială este similară cu PFA-ul, însă aceasta poate angaja mai multe terțe persoane și poate desfășura și autoriza mai multe activități (maxim 10 coduri CAEN).

e) Societate în Nume Colectiv (SNC)

În cazul societății în nume colectiv, aceasta împrumută caracteristici din societățile cu răspundere limitată și acțiuni, însă, de principiu, în cazul SNC, asociații răspund solidar și nelimitat.

Rezervarea numelui firmei

Odată ce ai decis forma juridică, următorul pas este alegerea și rezervarea denumirii firmei.

Acest proces implică: verificarea prealabilă a disponibilității denumirii la Registrul Comerțului. Asigurarea că denumirea firmei aleasă nu încalcă mărci înregistrate sau în curs de înregistrare. De reținut este că rezervarea denumirii firmei este valabilă pentru o perioadă de cel mult 30 de zile, rezervarea care se poate reînnoi înainte de expirare.

Sfaturi pentru alegerea numelui:

• Să fie ușor de pronunțat și memorat
• Să reflecte în mod clar domeniul de activitate
• Să fie unic și să nu creeze confuzie cu alte firme existente.

Stabilirea sediului social

Fiecare societate trebuie să aibă un sediu social. Acesta poate fi:

• O proprietate personală
• Un spațiu închiriat
• Un sediu virtual (în anumite condiții)

Documente necesare:

• Contract de comodat sau contract de închiriere.
• Extras de carte funciară recent.
• Acordul asociației de proprietari (dacă se desfășoară activități într-un bloc de apartamente).

Alegerea domeniului de activitate și a codurilor CAEN

Codurile CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) definesc activitățile pe care firma ta le poate desfășura legal.

Este important să:

• Alegi codul CAEN principal care reflectă activitatea principală a firmei
• Incluzi coduri CAEN secundare pentru activități conexe sau viitoare
• Te asiguri că ai toate autorizațiile necesare pentru codurile alese

Întocmirea actului constitutiv

Actele constitutive sunt documentele fundamentale care stabilesc structura și funcționarea firmei.

Acestea includ:

a) Pentru SRL:

• Statutul societății (denumit și Actul constitutiv)
• Contractul de societate (dacă sunt mai mulți asociați)

b) Pentru PFA:

Cererea de înregistrare împreună cu Anexa 4 privind autorizarea activităților economice.

Aceste documente trebuie să conțină:

• Numele și datele de identificare ale asociaților sau ale titularului PFA, în cazul înființării PFA.
• Obiectul de activitate al firmei
• Capitalul social și modul de distribuire a părților sociale, în cazul SRL.
• Modul de administrare și reprezentare a societății, în cazul SRL și dacă societatea va avea mai mulți administratori.

Dosarul complet pentru înregistrarea unei societăți la Registrul Comerțului trebuie să conțină:

• Cererea de înregistrare, completată corespunzător
• Actul constitutiv
• Dovada rezervării numelui
• Dovada sediului social
• Copii ale actelor de identitate ale asociaților și administratorilor
• Declarația privind autorizarea activităților
• Declarația de beneficiar real

Depunerea dosarului și obținerea certificatului de înregistrare (CUI-ul firmei)

Ultimul pas implică:

• Depunerea dosarului la Registrul Comerțului
• Plata taxelor aferente
• Așteptarea procesării dosarului (de obicei 3-5 zile lucrătoare)
• Ridicarea certificatului de înregistrare și a celorlalte documente oficiale (certificat constatator, încheiere de admitere a dosarului, raport de informații punctuale).

Odată ce ai obținut certificatul de înregistrare (CUI-ul), firma ta este oficial înființată și poate începe să opereze legal în circuitul social și economic.